Pertemuan Penuh Perhatian

Bayangkan di suatu akhir pekan yang berjalan lebih lambat, Anda datang memasuki satu tempat pertemuan di lokasi yang belum tentu dapat dikunjungi dalam keseharian, dan menemukan nama Anda tertulis secara rapi, terselip di antara tatanan alat makan beserta hidangan yang diatur sedemikian rupa hingga tampak memanjakan mata. Saat Anda mengeluarkan telepon genggam untuk mengabadikan dekorasi meja yang memikat, mereka yang berada di satu tempat yang sama, satu per satu mulai saling menyapa hangat, dan merajut pembicaraan diiringi denting alat makan yang beradu, hingga waktu berlalu.

When creatives gather, exciting things could happen. Inspirasi dapat muncul dimana saja, tanpa ditebak. Namun seringnya, ide yang merupakan bahan bakar para pekerja kreatif berkreasi, tidak serta merta datang di saat mereka berada dalam ruang kerja bersekat, yang tidak memungkinkan suatu pertukaran pikiran berlangsung. Yang menarik, saat kita sedang berkumpul dengan teman, bersantai menikmati kopi, atau dalam situasi informal lainnya, inspirasi yang membentuk suatu ide dapat tiba-tiba saja muncul dan membuat kita bersemangat. Kadangkala, hal demikian terjadi karena otak kita sedang dalam kondisi tenang sehingga mampu berpikir jernih. Adanya pertukaran pikiran, informasi, serta relasi yang didapat saat tengah bercengkrama dengan teman pun adalah hal yang mendukung datangnya ide-ide kreatif untuk diwujudkan.

Terinspirasi dari pengalaman tersebut, mengapa tidak kita coba sesekali adopsi pengalaman menikmati waktu bersama teman atau like-minded people lainnya saat tengah mengadakan suatu pertemuan? Pada awal atau akhir tahun, umum bagi kita mengadakan acara yang memungkinkan berkumpulnya sejumlah orang yang bisa jadi jarang kita temui sehari-hari, untuk mempererat hubungan. Namun, ada kalanya juga suatu pertemuan hanya berlalu begitu saja, sekedar merupakan basa-basi atau formalitas belaka yang tidak meninggalkan makna bagi yang hadir. Adanya pertukaran ide, networking yang diperoleh, serta perasaan senang di penghujung acara bagi setiap yang datang, adalah beberapa hal yang menandakan pertemuan yang kita adakan berhasil.

Sebuah pertemuan memang identik dengan adanya interaksi dan komunikasi yang tercipta. Namun, dalam sejumlah gathering yang diinisiasi oleh Kokken, sebuah komunitas kreatif yang saya beserta rekan dirikan, tidak selalu mereka yang extrovert yang datang menghadiri pertemuan. Mereka yang cenderung introvert justru tertarik untuk hadir karena merasa dapat memanfaatkan momen ini untuk keluar dari zona nyaman mereka agar mendapat inspirasi dan teman baru. Setiap mereka yang datang selalu membawa cerita yang berbeda, yang tidak dapat ditebak, namun justru menarik dan menjadikan pertemuan yang berjalan menjadi lebih berwarna.

Berikut adalah beberapa hal yang dapat kita siapkan untuk membuat sebuah meaningful gathering.

1.    Tentukan siapa saja yang akan datang menghadiri. Like-minded people akan lebih mudah membaur satu sama lainnya. Namun, adanya variasi latar belakang dari mereka yang hadir pun akan memberi keuntungan tersendiri berupa perkenalan pada relasi, kesempatan, dan pemikiran baru.  

2.    Pilih lokasi yang menarik. Tempat yang jarang dapat orang kunjungi dalam keseharian serta memiliki suasana sekitar yang menyenangkan, adalah elemen penting dalam membangun total ambience. Tidak harus selalu tempat yang ‘wah’. Halaman belakang rumah yang menawarkan pemandangan indah kota, misalnya, pun cukup asal nyaman dan kondusif. Namun tentu saja aspek jarak, akses menuju lokasi, dan waktu yang dibutuhkan mencapai tempat tujuan pun harus tetap diperhitungkan untuk kemudahan orang-orang datang.

3.    Siapkan makanan yang enak. Menyatukan sekian banyak orang akan lebih mudah bila terdapat makanan yang tersedia untuk dinikmati – apalagi bila ditata sedemikian rupa agar tampak cantik dan menggugah selera. Hidangan yang dapat dibagi untuk bersama dapat mendorong interaksi saat tengah menyendokkan bagian makanan untuk dirinya, atau bagian untuk seseorang disampingnya dalam piring masing-masing.

4.    Beri perhatian pada dekorasi. Tata letak meja dan peralatan makan yang menarik perhatian serta menggoda untuk diabadikan dapat memberi kesan pertama yang baik pada keseluruhan acara. Sesuaikan pula dengan tema acara, lokasi, hidangan, serta mereka yang diundang datang.

5.    Terapkan personalisasi. Setiap orang senang merasa dihargai dan dianggap istimewa. Detil kecil seperti placard bertuliskan nama para undangan di atas meja yang menandai lokasi tempat duduk mereka dapat memberi kesan manis tersendiri. Bubuhan estetika seperti tulisan nama dalam bentuk kaligrafi yang cantik, akan menambah rona personalisasi makin kuat.

6.    Adakan ice breaking singkat di awal acara. Tidak semua yang hadir dalam pertemuan pernah saling mengenal sebelumnya. Perkenalan singkat dalam 1 menit secara bergantian dapat menjadi awal sebuah sapaan, dan akhir dari rasa cangguh, yang berlanjut pada rangkaian percakapan hingga penghujung acara.